Inleiding
Een belangrijke doelstellingen van capaciteitsplanning in de langdurige zorg is om de beschikbare personele capaciteit zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de zorgvraag[1]. Het lastige is hierbij is dat dat de vraag naar zorg fluctueert over de tijd. Om te kunnen bepalen hoeveel zorgmedewerkers er wanneer moeten worden ingezet is het dus van belang om een zo nauwkeurig mogelijk inzicht te hebben in de (verwachte) zorgvraag.
Vaak onvoldoende inzicht in de vraag
In de praktijk zien we dat inzicht in de (verwachte) zorgvraag veelal ontbreekt en zorgmedewerkers op traditionele wijze worden ingezet; via ochtend-, middag- en avonddiensten. Zelfs de recentelijk geformuleerde bezettingsnormen [1], die voorschrijven hoeveel medewerkers er minimaal moeten worden ingezet om te kwaliteit te kunnen garanderen, zijn niet gebaseerd op een uitvoerige (kwantitatieve) analyse van de zorgvraag. Het gevolg is een onnodige toename van de ervaren werkdruk van zorgmedewerkers en langere wachttijden voor cliënten. Dat de personele bezetting in de praktijk onvoldoende “mee ademt” met de vraag blijkt ook uit recent onderzoek van Bekker et al. (2019) [2]. In de huidige situatie lopen de wachttijden hierdoor soms op tot meer dan 40 minuten. Het onderzoek laat ook zien dat het ‘wachten op zorg’ aanzienlijk worden gereduceerd door de beschikbare personele capaciteit slimmer te verdelen over de dag. Met name tijdens drukke momenten op de dag is een significante reductie van de wachttijden zichtbaar. Tijdens niet drukke momenten neemt de wachttijd slechts zeer beperkt toe.
Planbare versus niet-planbare zorg
Op hoofdlijnen kunnen er twee typen zorgactiviteiten worden onderscheiden. Voor sommige zorgactiviteiten is het mogelijk om, op basis van de behoeften en voorkeuren van de bewoners, een getailleerde planning te maken. Voorbeelden van dit type zorgactiviteiten zijn ‘het toedienen van medicijnen’ en ‘hulp met opstaan en/ of naar bed gaan’. Dit type zorg wordt ook wel planbare zorg genoemd. Wat betreft planbare zorg is het vanuit een capaciteitsplanningsperspectief ook van belang om een verschil te maken tussen zorgvraagactiviteiten met een voorkeurstijd en zorgactiviteiten die niet-tijdsgebonden zijn.
Er zijn ook zorgactiviteiten die worden uitgevoerd als reactie op ‘random’ vraag. Een voorbeeld van dit type vraag is ‘hulp bij naar het toilet gaan’. Dit type zorg wordt ook wel niet-planbare zorg genoemd. Echter, deze naamgeving is verwarrend want de vraag naar niet-planbare zorg blijkt vaak voorspelbaarder dan in eerste instantie vaak wordt gedacht. Zo blijkt bijvoorbeeld uit onderzoek dat het gebruik van personenalarmering door cliënten redelijk voorspelbaar is [3]. Er is een duidelijk een patroon te herkennen gedurende de dag en het totaal aantal alarmeringen per week blijkt redelijk constant te zijn.
Relevante vragen
Voor een optimale personeelsinzet is het dus van belang om (doorlopend) inzicht hebben in de zorgvraag. Meer concreet betekent dit dat de volgende vragen moeten worden beantwoord:
1. Op welke tijdstippen wensen de cliënten zorg te ontvangen?
2. Wat is het vereiste deskundigheidsniveau van de onderliggende zorgactiviteiten?
3. Wat is de geschatte zorgduur van elk van de zorgactiviteiten?
Ten aanzien van de eerste vraag is het van belang om een verschil te maken tussen planbare en niet-planbare zorgactiviteiten en tijdsgebonden en niet-tijdgebonden zorgactiviteiten. Het in kaart brengen van de zorgvraag kost uiteraard tijd, maar gelukkig bestaan er inmiddels digitale applicaties die ondersteuning bieden.
Ons volgende artikel is getiteld “Concrete handvatten voor het slim organiseren van zorg”
Bronnen
[1] Centraal Planbureau (2017). Bezettingsnormen voor de verpleeghuiszorg. Retrieved from: https://www.cpb.nl/sites/default/files/omnidownload/CPB-Notitie-16-feb2017-Bezettingsnormen-voor-de-verpleeghuiszorg.pdf
[2] Bekker, R., Moeke, D., & Schmidt, B. (2019). Keeping pace with the ebbs and flows in daily nursing home operations. Health care management science, 22(2), 350-363.
[3] Van Eeden, K., Moeke, D., & Bekker, R. (2016). Care on demand in nursing homes: a queueing theoretic approach. Health care management science, 19(3), 227-240
[1] Met “zorg” bedoelen we hier “zorg, hulp en/ of ondersteuning”.
Dennis Moeke & Marika van Soest