Nog nooit was de zorg zoveel en zolang dagelijks in het nieuws als het over capaciteitsproblemen gaat ten gevolge van de zorg voor Covid-19 patiënten. Ik ben meer dan 40 jaar actief in de ziekenhuiswereld en de laatste 20 jaar intensief bezig op gebied van zorglogistiek. Als ik met mensen over mijn werk praat merk ik dat het niet meevalt om uit te leggen wat zorglogistiek in het ziekenhuis inhoud. Als ik het over zorglogistiek heb dan bedoel ik patiëntenlogistiek. Het gaat het over de in-, door- en uitstroom van patiënten (doorlooptijd). Het gaat ook over de juiste zorg op het juiste moment op de juiste plaats tegen de juiste kosten.
Ik wil een tipje van de sluier oplichten om de relatie tussen zorglogistiek en het beter benutten van de ziekenhuiscapaciteit te verduidelijken. Een van mijn stellingen is: door een gebrek aan logistieke kennis in de zorg is de kans groot dat de ziekenhuiscapaciteit niet volledig wordt benut. We maken steeds meer gebruik operational excellence managers in de zorg. Maar waarom dan toch nog die wachttijden, opnamestops en berichten over te weinig capaciteit?
Dit heeft een aantal redenen:
1. De organisatie van een ziekenhuis is nog vaak gebaseerd op aansturing van de afdeling en/of specialismen als aparte ‘silo’s’. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld de poliklinieken, röntgenafdeling, operatiekamers, verpleegafdelingen afzonderlijk worden aangestuurd op efficiëntie. Dit noemen we “bronefficiëntie”. Elk organisatieonderdeel voert een eigen beleid op kostenbeheersing en logistiek, terwijl de patiëntenprocessen dwars door al die afdelingen heen lopen. De kans is groot dat de patiënt bij elke volgende afdeling opnieuw in een wachtrij komt, oftewel een “stop en go” principe (batchen).
2. Er is vaak geen sprake van ‘flow efficiency’ voor de patiënt want elke afdeling heeft zijn eigen wachtrijproblematiek. Elke afdeling bepaalt zelf wat spoed, semi-spoed of regulier is. En vaak denkt de chirurg, de radioloog en de operateur daar ook nog anders over. De onderlinge afstemming alleen al kost vaak meer tijd dan de zorg op zich. En dan hebben we het nog niet gehad over zicht hebben op de capaciteit van de verschillende afdelingen van dag tot dag en hoe daar flexibel mee om te gaan.
Deze knelpunten noemen we de efficiëntieparadox. Let wel, deze paradox ontstaat door het systeem!
3. De planning van de zorg en de inzet van de zorgprofessional wordt vaak gemaakt door een zorgprofessional met weinig logistieke kennis. Hier ligt een kans voor verbetering. Ik noem twee voorbeelden:
· Een van mijn TUe-studenten Operational Management and Logistics concludeerde in zijn onderzoek dat op de verpleegafdelingen (24 bedden) achteraf gezien bij 75% van de diensten meer verpleegkundigen waren ingepland dan noodzakelijk was op basis van de patiënt-verpleegkundige ratio. De roosters worden een tot drie maanden van tevoren gemaakt. Alle verpleegkundigen worden verdeeld over alle diensten alsof het altijd vol ligt. Dit noemen we ook wel ‘vierkant roosteren’. Deze manier van plannen leidt tot personeelstekort bij ziekte, opnamestops, en patiënten op verkeerde afdelingen. In een simulatiemodel liet deze student zien dat het in theorie mogelijk is een beter rooster te maken dat voldoet aan de patiënt-verpleegkundige ratio en waarbij de inzet van verpleegkundigen met ruim 20% verlaagd kan worden. Laten we deze kennis gebruiken!
· Bij poliklinieken is het gebruikelijk dat specialisten en medewerkers vaak zelf roosters maken en het spreekuur voor nieuwe en controlepatiënten inrichten. Dit gebeurt vaak op basis van persoonlijke wensen, intuïtieve inzichten en historie. Hierdoor is niet of nauwelijks afstemming tussen de vraag naar zorg en het aanbod van poliklinische spreekuren. Gevolg: wachttijden voor het ene spreekuur en lege plaatsen bij het andere.
Kortom, er valt voor de ziekenhuizen nog veel winst te behalen door de principes van patiëntenlogistiek wel toe te passen. Dit pakt goed uit voor zowel voor de patiënt, als de zorgprofessional, als de kwaliteit van de zorg! Gelukkig zijn er ziekenhuizen die deze uitdaging al oppakken samen met het KennisDC Logistiek Gelderland. We werken samen in living labs en learning communities waar ook logistieke studenten stages en afstudeeronderzoeken uitvoeren. We ontwikkelen samen workshops en trainingen over zorg- en patiëntenlogistiek. Neem gerust contact met me op als je hier meer over wil weten.